Gutes Change-Management: Wie KI in Unternehmen erfolgreich wird

Künstliche Intelligenz (KI) wird den Arbeitsalltag von vielen Beschäftigten verändern. Der Einsatz von KI-Systemen in Betrieben bietet vielfältige Chancen für die Mitarbeiter*innen wie auch die Unternehmen. Gleichzeitig stellt die Einführung von KI alle Beteiligten vor Herausforderungen – wie etwa beim Umgang mit persönlichen Daten oder der menschengerechten Gestaltung der Arbeitsbedingungen.

Ein aktuelles Whitepaper der Plattform Lernende Systeme zeigt anhand konkreter Lösungswege und Praxisbeispielen, wie Unternehmen KI-Systeme sowohl im Sinne der Beschäftigten als auch des wirtschaftlichen Erfolgs einführen und wie Change-Prozesse gelingen können.

KI-Systeme können die Mitarbeiter*innen bei ihren Aufgaben entlasten, Arbeitsprozesse effizienter machen und neue KI-basierte Geschäftsmodelle ermöglichen. Gleichwohl setzt ihre Einführung einen Wandel im Unternehmen in Gang, der gestaltet sein will. Der entscheidende Faktor für den Erfolg von KI-Systemen ist das Change-Management. Ein gutes Change-Management fördere die Akzeptanz von KI-Systemen bei den Mitarbeiter*innen, so dass die Potenziale der neuen Technologien für alle Beteiligten gemeinsam genutzt und sowohl die Beschäftigten als auch ihre Interessenvertretungen zu Gestaltern des technologischen Wandels gemacht werden können, heißt es in dem Whitepaper.

»Die Einführung von KI-Systemen ist in Unternehmen oft mit Unsicherheiten verbunden. Viele Beschäftigten sorgen sich um ihren Arbeitsplatz oder fürchten, von Maschinen fremdgesteuert und überwacht zu werden. Deshalb ist es wichtig, dass volle Transparenz herrscht und die Beschäftigten von Anfang an in die Ausgestaltung des KI-Einsatzes einbezogen sind«, sagt Mitautor Oliver Suchy, Mitglied des Bundesvorstands des Deutschen Gewerkschaftsbundes DGB und der Arbeitsgruppe Arbeit/Qualifikation, Mensch-Maschine-Interaktion der Plattform Lernende Systeme.

Die Einführung von KI steht in vielen Unternehmen noch am Anfang. »Natürlich haben Unternehmen Erfahrung darin, neuen Technologien einzuführen und können sich auf ein vertrautes Instrumentarium zur Gestaltung der Change-Prozesse stützen«, so Mitautor Sascha Stowasser, Direktor des Instituts für angewandte Arbeitswissenschaft ifaa und Mitglied der Arbeitsgruppe Arbeit/Qualifikation, Mensch-Maschine-Interaktion. »Doch beim Einsatz von Künstlicher Intelligenz gibt es einige Besonderheiten zu berücksichtigen. KI-Systeme nutzen große Datenmengen – auch persönliche Daten – und agieren zum Teil sehr autonom. Hier stellen sich ganz neue Fragen, ob etwa Persönlichkeitsrechte beschnitten werden oder wem im Falle eines Fehlers des KI-Systems die Verantwortung dafür zugeschrieben werden kann.«

Vier Phasen einer erfolgreichen Einführung von KI

Damit der Übergang zum KI-unterstützen Arbeiten gelingt, beschreiben die Autoren im Whitepaper vier Phasen, die ein erfolgreiches Change-Management durchlaufen muss. In der Startphase sollten Unternehmen gemeinsam mit den Beschäftigten die Ziele und den Zweck der geplanten KI-Anwendungen festlegen und die möglichen Auswirkungen beispielsweise auf die Vereinbarkeit von Privat- und Berufsleben in den Blick nehmen. Wichtig ist es in dieser Phase auch, die Beschäftigten über die Funktionsweise des KI-Systems aufzuklären, denn ein Grundverständnis der Technologie ist die Basis, um Vertrauen aufzubauen. In der zweiten Phase steht das Design der KI-Systeme selbst im Vordergrund. Hier geht es darum, gemeinsam die Zusammenarbeit mit der KI zu gestalten – von Sicherheit und Datenschutz über die Arbeitsteilung bis hin zur Nachvollziehbarkeit der KI-Entscheidungen.

Die Vorbereitung der KI-Einführung und Implementierung der Systeme sind Teil der dritten Phase. Zentral in dieser Phase ist die Qualifizierung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für die neuen Anforderungen. Zudem müssen Organisationsstrukturen und Aufgabenverteilungen im Betrieb angepasst werden. Die Autoren des Whitepapers raten, die KI-Systeme in Pilotprojekten und Experimentierphasen zu testen und Erfahrungen unter Realbedingungen zu sammeln, bevor die Anwendungen flächendeckend realisiert werden. Nach der Einführung der KI-Systeme muss deren Einsatz kontinuierlich überprüft, evaluiert und gegebenenfalls angepasst werden. In dieser letzten Phase des Change-Managements ist es besonders wichtig, die Erfahrungen der Beschäftigten einzubeziehen. Um die Mitwirkung der Beschäftigten langfristig sicherzustellen, schlagen die Autoren einen paritätisch besetzten KI-Rat vor, der die Change-Prozesse dauerhaft begleitet.

Über das Whitepaper
Das Whitepaper »Einführung von KI-Systemen in Unternehmen. Gestaltungsansätze für das Change-Management« wurde von der Arbeitsgruppe Arbeit/Qualifikation, Mensch-Maschine-Interaktion der Plattform Lernende Systeme verfasst. Es steht zum kostenfreien Download zur Verfügung.

Hintergrund
Die Plattform Lernende Systeme wurde 2017 vom Bundesministerium für Bildung und Forschung (BMBF) auf Anregung des Fachforums Autonome Systeme des Hightech-Forums und acatech gegründet. Sie vereint Expertinnen und Experten aus Wissenschaft, Wirtschaft, Politik und Zivilgesellschaft aus dem Bereich Künstliche Intelligenz. In Arbeitsgruppen entwickeln sie Handlungsoptionen und Empfehlungen für den verantwortlichen Einsatz von Lernenden Systemen. Ziel der Plattform ist es, als unabhängiger Makler den gesellschaftlichen Dialog zu fördern, Kooperationen in Forschung und Entwicklung anzuregen und Deutschland als führenden Technologieanbieter für Lernende Systeme zu positionieren. Die Leitung der Plattform liegt bei Bundesministerin Anja Karliczek (BMBF) und Karl-Heinz Streibich (Präsident acatech).